Czy ubezpieczenie można wrzucić w koszty? Zasady, wyjątki i porady

Czy ubezpieczenie można wrzucić w koszty? To pytanie zadaje sobie wielu przedsiębiorców, zwłaszcza gdy co miesiąc pojawiają się kolejne faktury do opłacenia. Odpowiedź nie zawsze jest oczywista, bo wszystko zależy od rodzaju polisy i jej związku z działalnością. Sprawdź, które ubezpieczenia realnie obniżą Twój podatek, a które musisz traktować jako prywatny wydatek.

Koszt uzyskania przychodu – jaką pełni rolę w firmie?

Koszty uzyskania przychodu (KUP) to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania czy zabezpieczenia jego źródła – o ile nie mieszczą się w ustawowym katalogu wyłączeń.

Właśnie tak definiuje je art. 22 Ustawy o PIT, a w podatku CIT odpowiednikiem jest art. 15 ust. 1, który formułuje identyczną zasadę dla osób prawnych. „Negatywną” listę wydatków, których nie zalicza się do KUP, zawiera art. 23 PIT (dla CIT – art. 16). W praktyce KUP obniżają podstawę opodatkowania, więc poprawne kwalifikowanie wydatków ma bezpośredni wpływ na wysokość podatku firmy

Im lepiej przedsiębiorca potrafi udokumentować zasadność wydatku, tym większą ma pewność, że w razie kontroli urząd skarbowy nie zakwestionuje ujętych kosztów. KUP są więc nie tylko sposobem na optymalizację podatkową, ale też narzędziem ochrony finansowej firmy, pokazującym, że wydatki są racjonalne i gospodarczo uzasadnione.

Ubezpieczenia związane z działalnością – co można wrzucić w koszty?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, które ubezpieczenia firmowe można rozliczyć w kosztach uzyskania przychodu. Odpowiedź zależy przede wszystkim od rodzaju polisy i od tego, czy auto spełnia definicję samochodu osobowego. Poniżej znajdziesz jasne zasady w pigułce.

Obowiązkowe ubezpieczenia – zawsze zaliczane w kosztach:

• OC działalności – np. obowiązkowe polisy zawodowe (radca prawny, księgowy, lekarz).
• OC pojazdu firmowego – jeśli samochód jest środkiem trwałym w firmie, składkę można rozliczyć w całości.
• NNW kierowcy/pasażerów – także bez ograniczeń.
• OC działalności – np. obowiązkowe polisy zawodowe (radca prawny, księgowy, lekarz).
• OC pojazdu firmowego – jeśli samochód jest środkiem trwałym w firmie, składkę można rozliczyć w całości.
• NNW kierowcy/pasażerów – także bez ograniczeń.

Jeśli chodzi o dobrowolnie zawierane polisy nie mogą być zaliczane do kosztów prowadzenia działalności.

Ubezpieczenie na życie – kiedy można je uznać za koszt firmowy?

Ubezpieczenie na życie właściciela firmy zasadniczo nie stanowi kosztu podatkowego, ponieważ nie ma bezpośredniego związku z uzyskiwaniem przychodów. Wyjątkiem są sytuacje, w których przedsiębiorca finansuje polisę grupową dla pracowników – wtedy wydatek ten traktuje się jako element wynagrodzenia i można go uwzględnić w KUP.

Warto też pamiętać, że część składki może być zwolniona z podatku dochodowego pracownika, jeśli mieści się w określonych przepisami limitach. Dzięki temu ubezpieczenie na życie pełni rolę nie tylko ochronną, ale też motywacyjną i lojalizującą zespół.

Umowa ubezpieczenia nie może zawierać elementów inwestycyjnych ani możliwości wykupu z zyskiem Aby składki mogły być kosztem dla firmy, polisa musi:

• nie przewidywać wypłaty kwoty odstąpienia od umowy,
• nie dopuszczać zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy,
• nie zawierać świadczenia z tytułu dożycia wieku określonego w umowie.

Co warto wiedzieć o ubezpieczeniu pracowników i zleceniobiorców?

Decyzja o objęciu pracowników i współpracowników dodatkowymi polisami ubezpieczeniowymi to coraz częstsza praktyka w polskich przedsiębiorstwach. Wynika to nie tylko z chęci zapewnienia zespołowi lepszej ochrony, ale również z możliwości podatkowych, jakie daje pracodawcy takie rozwiązanie.

Składki na ubezpieczenie pracowników mogą być bowiem w określonych przypadkach zaliczane do kosztów uzyskania przychodu (KUP), o ile spełniają warunki ustawowe i są prawidłowo udokumentowane.

Jakie polisy można wliczyć w koszty firmy?

Grupowe ubezpieczenia zdrowotne i na życie:

• finansowane przez pracodawcę mogą być traktowane jako element wynagrodzenia pracownika.
• ważne, aby spełniały określone warunki prawne (m.in. brak możliwości wykupu polisy, brak części inwestycyjnej oraz wskazanie pracownika jako uprawnionego do świadczeń),
• pracodawca zalicza składkę do kosztów, a dla pracownika stanowi ona przychód ze stosunku pracy.

Ubezpieczenie NNW:

• dotyczy zarówno osób zatrudnionych na etat, jak i zleceniobiorców,
• szczególnie przydatne w branżach podwyższonego ryzyka (budownictwo, transport, logistyka),
• składka w pełnej wysokości może stanowić koszt podatkowy pracodawcy.

Polisy turystyczne dla delegacji zagranicznych:

• jeśli wyjazd odbywa się w celach służbowych, ubezpieczenie podróżne obejmujące koszty leczenia, assistance czy NNW również można zaliczyć do kosztów firmy,
• w praktyce przedsiębiorca zabezpiecza w ten sposób pracownika i jednocześnie minimalizuje ryzyko dodatkowych wydatków związanych z ewentualnym wypadkiem za granicą.

Składki finansowane przez pracodawcę stanowią dla pracownika przychód i podlegają opodatkowaniu oraz oskładkowaniu – chyba że przepisy szczególne przewidują wyjątek. Aby urząd skarbowy uznał wydatek za koszt, konieczna jest faktura wystawiona na firmę oraz dokumentacja potwierdzająca związek polisy z działalnością gospodarczą.

Uwaga! Warto uregulować kwestie ubezpieczeń w regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy, co zwiększa bezpieczeństwo podatkowe i ułatwia rozliczenia.

Ubezpieczenie samochodu w kosztach firmy

Samochód to jeden z najczęściej wykorzystywanych środków trwałych w działalności gospodarczej. Oto, co warto wiedzieć, aby prawidłowo zaliczyć eksploatację auta w koszty uzyskania przychodu:

• OC i NNW – obowiązkową polisę OC oraz dobrowolne NNW możesz w całości zaliczyć do kosztów działalności gospodarczej, bez względu na wartość pojazdu,
• AC – jeśli wartość auta określona w polisie nie przekracza 150 000 zł, składkę można ująć w całości jako koszt firmy. Gdy wartość pojazdu przewyższa ten limit, należy zastosować proporcję: 150 000 zł/wartość samochodu x koszt składki AC = wysokość kosztu,
• Assistance – jeśli polisa jest niezależna od AC i służy działalności (np. pomoc drogowa), składkę można uwzględnić w całości jako koszt,
• GAP – to ubezpieczenie od utraty wartości pojazdu; jeśli składka zależy od wartości auta, stosuje się analogiczne limity jak przy AC; w innych przypadkach można uznać część składki za koszt.

Czego nie można uwzględnić w kosztach firmowych?

Choć katalog kosztów podatkowych jest szeroki, są wydatki ubezpieczeniowe, których – w całości lub w części – nie zaliczysz do kosztów prowadzenia działalności:

• Ubezpieczenia dotyczące majątku prywatnego – polisy niezwiązane z działalnością (np. mieszkanie prywatne, auto używane wyłącznie prywatnie, polisa turystyczna na urlop) nie stanowią kosztu firmy. Wydatek musi mieć realny, dokumentowalny związek z biznesem.
• Składki na życie/zdrowie przedsiębiorcy – co do zasady nie są kosztem podatkowym. Wyjątek w praktyce bywa rozważany, gdy polisa jest wymagana jako zabezpieczenie kredytu firmowego – wtedy można bronić związku z przychodem (to podejście potwierdzają poradniki branżowe).
• Samochód prywatny używany w działalności – jeśli auto nie jest środkiem trwałym firmy (pojazd prywatny wykorzystywany także służbowo), to tylko 20% wydatków, w tym składek ubezpieczeniowych (OC/AC/NNW/assistance), może trafić do KUP. Pozostałe 80% nie jest kosztem.

Uwaga! Jeśli polisa/faktura nie jest wystawiona na firmę (np. widnieje na niej osoba prywatna), brakuje danych kontrahenta, opisu świadczenia, potwierdzenia zapłaty – urząd może zakwestionować ujęcie wydatku w KUP. Liczy się zatem kompletność i poprawność danych.

Jak poprawnie udokumentować ubezpieczenie jako koszt działalności?

Aby urząd skarbowy uznał polisę za koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, należy prawidłowo ją udokumentować. Podstawą jest faktura lub rachunek wystawiony na dane firmy. Dodatkowo przedsiębiorca powinien przechowywać ogólne warunki ubezpieczenia (OWU) oraz dowód zapłaty składki.

W przypadku samochodów wpisanych do ewidencji środków trwałych kluczowe jest także dysponowanie dokumentami potwierdzającymi ich wartość – szczególnie gdy rozliczana jest składka AC.