Czym są zabezpieczenia danych osobowych i w jakich branżach należy je stosować

Współczesny świat opiera się na przetwarzaniu ogromnych ilości informacji, z których wiele stanowi dane osobowe. Ochrona danych osobowych to nie tylko obowiązek prawny wynikający z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, znanego jako RODO, ale przede wszystkim zobowiązanie wobec ludzi, których dane przetwarzamy.

Czym jest ochrona danych osobowych, jakie zabezpieczenia danych osobowych powinniśmy stosować i gdzie ich wdrożenie jest szczególnie ważne? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz poniżej.

Czym jest ochrona danych osobowych?

Ochrona danych osobowych to zbiór działań mających na celu zapewnienie integralności, poufności i dostępności danych osobowych. Polega na zabezpieczeniu danych przed nieuprawnionym dostępem, ich utratą, zmianą, wyciekiem danych czy kradzieżą danych. W tym kontekście ochrona oznacza zarówno stosowanie odpowiednich środków technicznych, jak i środków organizacyjnych, które nazywamy zabezpieczeniami.

Zgodnie z RODO, administrator danych oraz podmiot przetwarzający mają obowiązek wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia poziomu bezpieczeństwa danych osobowych odpowiedniego do ryzyka.

Obowiązek ten wynika bezpośrednio z art. 32 ust. 1 RODO, który stanowi:

„Uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrożenia oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze, administrator i podmiot przetwarzający wdrażają odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku.”

Administrator i podmiot przetwarzający — kto odpowiada za dane osobowe?

Wyjaśnijmy zatem jeszcze, kim jest administrator danych osobowych i podmiot przetwarzający:

• Administrator danych osobowych — to podmiot (osoba fizyczna, prawna, organ publiczny, jednostka lub inna instytucja), który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Administrator ponosi odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych, wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń oraz realizację praw osób, których dane dotyczą.
• Podmiot przetwarzający — to podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora na podstawie zawartej z nim umowy lub innego instrumentu prawnego. Przykładem podmiotu przetwarzającego może być firma hostingowa, dostawca usług e-mail czy biuro księgowe, które w ramach świadczonych usług mają dostęp do danych osobowych klientów administratora. Podmiot przetwarzający ma obowiązek wdrożenia środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo przetwarzanych danych.

Zabezpieczenia danych osobowych: techniczne, organizacyjne i fizyczne

Bezpieczeństwo danych osobowych obejmuje szereg zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych.

Techniczne zabezpieczenia danych

Wśród technicznych zabezpieczeń danych osobowych wymienić można:

• Szyfrowanie danych — stosowanie algorytmów, które przekształcają dane w taki sposób, że dostęp do nich możliwy jest wyłącznie po użyciu odpowiedniego klucza deszyfrującego. Szyfrowanie jest jednym z podstawowych zabezpieczeń chroniących przed kradzieżą danych i ich nieautoryzowanym odczytem.
• Kontrola dostępu — ograniczenie dostępu do danych osobowych tylko do osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. Systemy kontroli dostępu obejmują loginy, hasła, identyfikatory oraz systemy autoryzacji wieloskładnikowej (MFA).
• Ochrona przed szkodliwym oprogramowaniem — stosowanie programów antywirusowych, zapór sieciowych (firewalli) oraz systemów wykrywania i zapobiegania włamaniom (IDS/IPS), które zabezpieczają systemy informatyczne przed atakami zewnętrznymi.
• Kopie zapasowe — regularne tworzenie kopii danych w celu ich odtworzenia w razie utraty danych w wyniku awarii, ataku lub błędu ludzkiego. Kopie zapasowe powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu i odpowiednio szyfrowane.
• Bezpieczne zarządzanie nośnikami danych — stosowanie bezpiecznych metod przechowywania i niszczenia nośników danych, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Organizacyjne zabezpieczenia danych

Organizacyjne zabezpieczenia obejmują:

• Polityka bezpieczeństwa danych osobowych — wewnętrzne dokumenty i procedury regulujące sposób przetwarzania danych osobowych w organizacji. Polityki te określają m.in. zasady uprawnień dostępu do danych oraz procedury reakcji na incydenty bezpieczeństwa.
• Szkolenia dla pracowników — regularne szkolenia dla osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. Pracownicy muszą być świadomi ryzyka naruszenia danych oraz znać procedury ochrony danych.
• Umowy powierzenia przetwarzania danych — zawieranie odpowiednich umów z podmiotami przetwarzającymi dane, zgodnie z przepisami RODO. Umowa taka powinna precyzyjnie określać zakres przetwarzania oraz wymagane środki zabezpieczeń.
• Weryfikacja i audyty — przeprowadzanie cyklicznych kontroli przestrzegania zasad ochrony danych, testowanie skuteczności wdrożonych zabezpieczeń oraz identyfikowanie ewentualnych luk w systemach bezpieczeństwa.
• Procedury reagowania na incydenty — stworzenie i wdrożenie procedur szybkiego reagowania na naruszenia bezpieczeństwa danych, w tym obowiązek zgłoszenia naruszenia organowi nadzorczemu oraz osobom, których dane dotyczą.

Oprócz wymienionych środków organizacyjnych, równie istotne dla kompleksowej ochrony danych są zabezpieczenia fizyczne, które chronią infrastrukturę i zasoby materialne.

Zabezpieczenia fizyczne danych osobowych

Zabezpieczenia fizyczne to środki, które chronią dane osobowe przed dostępem osób nieupoważnionych w sposób mechaniczny i infrastrukturalny. Ich celem jest uniemożliwienie fizycznego kontaktu z dokumentacją oraz urządzeniami służącymi do przetwarzania danych.

Wśród podstawowych zabezpieczeń fizycznych można wymienić:

• zamykane szafy i sejfy, w których przechowywane są dane w formie papierowej, nośniki danych oraz kopie zapasowe,
• systemy alarmowe i monitoring z zastosowaniem kamer, umożliwiające kontrolę dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane,
• identyfikatory pracownicze i systemy kontroli wejścia, zapobiegające wejściu osób nieuprawnionych do stref chronionych,
• rejestry wejść i wyjść, stosowane w obiektach publicznych i firmach o podwyższonym poziomie bezpieczeństwa,
• fizyczne zabezpieczenia serwerowni, takie jak kontrola temperatury, systemy gaszenia pożaru, ograniczenia dostępu dla wybranych pracowników.

Gdzie należy stosować zabezpieczenia danych osobowych?

W rzeczywistości każda organizacja, która przetwarza dane osobowe — niezależnie od wielkości czy formy prawnej — ma obowiązek stosowania odpowiednich zabezpieczeń danych osobowych. Są jednak branże, w których ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych jest szczególnie wysokie, a ochrona danych osobowych wymaga wdrożenia szczególnie restrykcyjnych procedur.

Poniżej przedstawiamy przykładowe sektory, w których przetwarzanie danych osobowych wiąże się z podwyższonym ryzykiem i koniecznością stosowania zaawansowanych środków ochrony.

Ochrona zdrowia

Branża medyczna przetwarza dane szczególnie wrażliwe — informacje o stanie zdrowia, historii chorób, wynikach badań, zabiegach czy terapiach. Dane te objęte są szczególną ochroną na mocy art. 9 RODO. Ich wyciek może prowadzić do poważnych naruszeń praw pacjentów, w tym ich godności i prywatności.

W tej branży niezbędne są m.in.:

• ścisła kontrola dostępu do danych pacjentów,
• zabezpieczenia fizyczne danych osobowych (np. zamykane szafki, monitoring w archiwach),
• szyfrowanie danych w systemach informatycznych,
• procedury pseudonimizacji i anonimizacji danych tam, gdzie to możliwe,
• regularne szkolenia personelu medycznego z zakresu ochrony danych.

Finanse i bankowość

Banki, firmy pożyczkowe i instytucje finansowe gromadzą dane osobowe nie tylko identyfikujące klientów, ale także dotyczące ich majątku, zobowiązań finansowych i historii transakcji. Ze względu na ryzyko kradzieży danych i wyłudzeń tożsamości, ochrona danych osobowych w tym sektorze musi być wyjątkowo silna.

Praktyki stosowane w tej branży to m.in.:

• zaawansowane systemy wykrywania oszustw,
• dwuetapowa autoryzacja,
• szyfrowanie komunikacji (np. e-maili, transakcji online),
• segmentacja dostępów w systemach (zasada najmniejszych uprawnień),
• monitoring aktywności użytkowników w systemach służących do przetwarzania danych.

Administracja publiczna

Jednostki samorządu terytorialnego, urzędy i instytucje państwowe mają dostęp do rozległych zbiorów danych obywateli: PESEL, adresy zamieszkania, dane dotyczące zatrudnienia, stanu cywilnego, edukacji czy świadczeń socjalnych. Ich zabezpieczenie przed osobami nieuprawnionymi to obowiązek nie tylko prawny, ale i moralny wobec obywateli.

Szczególne znaczenie mają tu:

• wdrożone procedury nadawania i odbierania uprawnień,
• audyt i ewidencja dostępu do danych,
• systemy informatyczne zgodne z krajowymi wytycznymi (np. KRI — Krajowe Ramy Interoperacyjności),
• szyfrowanie danych osobowych w przesyłkach elektronicznych i dokumentach,
• polityka retencji i archiwizacji danych w formie papierowej.

E-commerce i marketing internetowy

Firmy prowadzące sprzedaż online i kampanie reklamowe przetwarzają dane dotyczące klientów indywidualnych — ich imiona, nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów, dane do dostawy, historię zamówień, preferencje zakupowe, a nawet dane lokalizacyjne. W przypadku marketingu profilowanego, również dane o zainteresowaniach i zachowaniach w sieci.

Dlatego w e-commerce istotne są:

• zabezpieczenia pasywne i aktywne w witrynach internetowych (certyfikaty SSL, zapory sieciowe),
• kontrola dostępu do baz danych i CRM-ów,
• zasady przetwarzania danych na podstawie zgody i możliwość wycofania jej w dowolnym momencie,
• przestrzeganie prawa do usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”),
• regularne testy bezpieczeństwa aplikacji i sklepów internetowych.

Edukacja

Szkoły, uczelnie, przedszkola i inne placówki oświatowe gromadzą dane dzieci, młodzieży i ich rodziców — często dane wrażliwe, np. dotyczące stanu zdrowia, orzeczeń o niepełnosprawności czy sytuacji rodzinnej.

W tym sektorze konieczne jest:

• ograniczenie dostępu do dokumentacji uczniów,
• przechowywanie danych w zamkniętych systemach lub szafach,
• szkolenia nauczycieli i administracji z zasad ochrony danych,
• uregulowanie dostępu do dzienników elektronicznych, e-maili i systemów do zdalnej nauki.

Sektor ubezpieczeń

Firmy ubezpieczeniowe analizują bardzo szczegółowe dane — od historii chorób po dane majątkowe, rodzinne i zawodowe. Dane te są niezbędne do oceny ryzyka i wyceny składek, ale równocześnie bardzo wrażliwe.

Wymagana ochrona obejmuje m.in.:

• dostęp do danych tylko dla osób upoważnionych,
• zasady minimalizacji danych przetwarzanych,
• bezpieczną komunikację e-mailową z klientami,
• przechowywanie dokumentów w zgodzie z polityką archiwizacji,
• kontrolę nad kopiami zapasowymi i dostępem do baz danych.

Pracodawcy i działy HR

Pracodawcy przetwarzają dane osobowe pracowników: CV, świadectwa pracy, dane o wynagrodzeniu, chorobach, karach porządkowych, a czasem też dane z monitoringu czy rejestracji wejść/wyjść z obiektu. To dane osobowe przetwarzane w dużym zakresie — często bez wiedzy osób trzecich.

W tym obszarze szczególnie ważne są:

• stosowanie kontroli dostępu do danych pracowniczych,
• przetwarzanie danych tylko przez osoby upoważnione,
• przechowywanie dokumentacji kadrowej w zamkniętych szafach lub chronionych systemach,
• stosowanie monitoringu zgodnie z przepisami prawa pracy i informowanie o nim pracowników,
• wdrożenie procedur retencji i archiwizacji danych.

Co się może stać, gdy dane nie są odpowiednio zabezpieczone?

Brak odpowiednich zabezpieczeń danych osobowych może prowadzić do wielu poważnych konsekwencji — zarówno dla osób, których dane dotyczą, jak i dla samej organizacji. Do najczęstszych skutków naruszeń zaliczamy:

• wyciek danych osobowych do osób nieupoważnionych (np. przez niezaszyfrowany e-mail lub zgubiony nośnik),
• kradzież danych przez cyberprzestępców w celu szantażu, kradzieży tożsamości czy przejęcia kont,
• utratę danych na skutek awarii sprzętu lub braku kopii zapasowych,
• nieautoryzowaną zmianę danych — np. edycję dokumentów przez osobę nieuprawnioną,
• naruszenie integralności i poufności zbiorów danych osobowych,
• konflikty prawne z klientami lub pracownikami, którzy ponieśli szkodę wskutek niewłaściwego przetwarzania ich danych,
• oraz wysokie kary finansowe nałożone przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), które w skrajnych przypadkach mogą sięgać nawet do 20 mln euro lub 4% rocznego światowego obrotu firmy — w zależności od tego, która kwota jest wyższa (zgodnie z art. 83 RODO).

Naruszenia praw lub wolności osób fizycznych

Każde ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych powinno być traktowane z najwyższą powagą. Mówimy tu o sytuacjach, w których osoba fizyczna w wyniku naruszenia ochrony danych może doświadczyć szkody — materialnej lub niematerialnej. Przykłady to: kradzież tożsamości, utrata kontroli nad swoimi danymi, dyskryminacja, narażenie na szantaż, reputacyjne szkody w miejscu pracy czy upublicznienie informacji o stanie zdrowia.

Zgodnie z art. 33 ust. 1 RODO, administrator danych osobowych ma obowiązek niezwłocznego zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu (w Polsce: Prezesowi UODO), nie później niż w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia, chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie skutkowało naruszeniem praw lub wolności osób fizycznych.

Jeśli naruszenie może prowadzić do poważnych konsekwencji dla osoby, której dane dotyczą (np. wyciek numeru PESEL, danych bankowych lub medycznych), administrator ma również obowiązek poinformowania tej osoby o zaistniałym incydencie. Warto podkreślić, że to nie tylko formalność — jest to element szacunku wobec prywatności i prawa jednostki do kontroli nad swoimi danymi.

Jaka jest odpowiedzialność administratora i podmiotu przetwarzającego?

Zarówno administrator, jak i podmiot przetwarzający, ponoszą odpowiedzialność za naruszenia zasad ochrony danych osobowych. Obowiązki te są wyraźnie określone w przepisach RODO i aktach krajowych — w Polsce m.in. w ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

W przypadku naruszenia skutki mogą obejmować:

• kary administracyjne (finansowe),
• roszczenia cywilne ze strony osób, których dane zostały naruszone,
• odpowiedzialność dyscyplinarną pracowników,
• a w niektórych sytuacjach nawet odpowiedzialność karną (np. za umyślne ujawnienie danych osobie nieuprawnionej).

Właśnie dlatego coraz więcej firm decyduje się na zabezpieczenia uzupełniające, jak np. ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Przykładem może być ubezpieczenie OC pracownika wobec pracodawcy oferowane przez Tu Partner, które stanowi zabezpieczenie finansowe w sytuacji, gdy błąd pracownika (np. wysłanie e-maila z danymi do nieodpowiedniego odbiorcy) skutkuje szkodą dla firmy lub osób trzecich.

Tego rodzaju polisa może obejmować również odpowiedzialność za naruszenia zasad przetwarzania danych osobowych, a więc wpisuje się bezpośrednio w strategię zabezpieczeń danych, o której mowa w RODO.

RODO a zabezpieczenia danych — jak skutecznie wdrożyć środki ochrony w Twojej firmie

Rozporządzenie RODO wprost wskazuje, że „uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrożenia oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnej prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, administrator i podmiot przetwarzający wdrażają odpowiednie środki techniczne i organizacyjne” (art. 32 ust. 1 RODO).

Dodatkowo administrator powinien pamiętać o tzw. zasadzie rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO), zgodnie z którą musi być w stanie wykazać, że wszystkie zasady ochrony danych są przestrzegane. Oznacza to konieczność dokumentowania działań, tworzenia rejestrów czynności przetwarzania oraz regularnego przeglądu wdrożonych środków zabezpieczających dane.

W praktyce oznacza to konieczność:

• szyfrowania danych w systemach informatycznych,
• stosowania procedur autoryzacji dostępu do bazy danych,
• tworzenia polityk przetwarzania danych osobowych,
• monitorowania danych w systemie informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych,
• zabezpieczania danych w formie papierowej.

Skuteczna ochrona danych w praktyce

Aby zapewnić skuteczną ochronę danych osobowych, warto:

• regularnie szkolić osoby upoważnione do przetwarzania danych,
• wdrożyć system monitoringu aktywności w systemach informatycznych,
• stosować procedury tworzenia i przechowywania kopii zapasowych,
• zabezpieczać wiadomości e-mail poprzez szyfrowanie i uwierzytelnianie,
• stosować zasadę minimalizacji danych osobowych w zbiorze danych,
• przestrzegać zasad ochrony danych osobowych we wszystkich procesach biznesowych.

Podsumowanie

Bezpieczeństwo danych osobowych to proces wymagający systematycznego podejścia, świadomości zagrożeń oraz znajomości przepisów o ochronie danych osobowych. Odpowiednie zabezpieczenia danych osobowych, zarówno techniczne, jak i organizacyjne, pozwalają na minimalizację ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, a tym samym chronią nie tylko interesy firm i instytucji, ale przede wszystkim prywatność ludzi.

Wdrażając skuteczną ochronę danych, warto pamiętać, że ochrona danych osobowych to proces ciągły, wymagający dostosowywania środków ochrony do zmieniających się zagrożeń i technologii.